Ein KI-Werkzeug, das beim Schreiben des Aktennotats hilft, erfordert normalerweise keine formelle Einwilligung der Patienten. Die Daten werden als Teil der Behandlung selbst und der Dokumentationspflicht verarbeitet, nicht zu einem neuen Zweck. Die Patienten müssen jedoch darüber informiert werden, dass das Werkzeug genutzt wird. Das folgt aus der Informationspflicht der DSGVO. Es ist gute Praxis, in der Akte zu vermerken, dass die Patienten informiert sind. Die zugelassene behandelnde Person trägt weiterhin die Verantwortung für das Notat.
Müssen die Patienten in die KI-Dokumentation einwilligen?
Grundsätzlich nein - keine formelle Einwilligung. Ein KI-Werkzeug, das die Dokumentation unterstützt, verarbeitet keine Patientendaten zu einem neuen Zweck. Das Notat wird als Teil der Behandlung und deiner Dokumentationspflicht nach der Dokumentationsverordnung geschrieben. Die Rechtsgrundlage in der DSGVO folgt dem Behandlungsverhältnis: für Gesundheitsdaten Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe h zusammen mit einer Grundlage in Artikel 6. Welche Grundlage in Artikel 6 die richtige ist, hängt von der Situation der Klinik ab - typischerweise Buchstabe c über eine rechtliche Verpflichtung, bei öffentlich finanzierter Behandlung auch Buchstabe e.
Die Einwilligung nach Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a ist im Behandlungskontext selten die richtige Grundlage. Sie kann zurückgezogen werden und ist damit eine fragile Grundlage für etwas, das du dokumentieren musst. Die Patienten haben dagegen Anspruch auf Information. Die Informationspflicht der DSGVO Artikel 13-14 bedeutet, dass die Patienten verstehen können müssen, dass ein KI-Werkzeug genutzt wird, was es tut und wie die Daten verarbeitet werden. Die Unterscheidung ist entscheidend: du holst keine Einwilligung ein, du erfüllst eine Informationspflicht.
Wie informierst du die Patienten über das KI-Werkzeug?
Sage es kurz zu Beginn der Konsultation. Zum Beispiel: "Ich nutze ein Werkzeug, das mir hilft, das Notat unterwegs zu schreiben, damit ich mich auf das Gespräch konzentrieren kann. Ich lese es danach immer durch." Die Patienten sollen wissen, dass das Werkzeug genutzt wird, und Fragen stellen oder dich bitten können, es zu lassen.
Sei konkret bei drei Dingen, wenn die Patienten fragen. Die Daten werden innerhalb der EU verarbeitet. Die Transkription wird nach bis zu 90 Tagen gelöscht. Das fertige Notat liegt in eurem eigenen Aktensystem. Reagieren die Patienten mit Unbehagen, kannst du die Konsultation wie gewohnt ohne das Werkzeug dokumentieren. Willst du eine ausführlichere Formulierung, dann halte sie im Informationsmaterial der Klinik bereit. Lies mehr darüber, was die Regeln verlangen, im Leitfaden zur rechtmäßigen KI-Dokumentation.
Wie dokumentierst du, dass die Patienten informiert sind?
Eine kurze Zeile in der Akte genügt: dass die Patienten über die Nutzung des KI-Werkzeugs zur Dokumentation informiert sind. Das ergibt eine klare Spur, falls die Frage später aufkommt, und macht die Information zu einem Teil deiner normalen Dokumentation. Keine separaten Einwilligungsformulare oder zusätzlichen Systeme. Lehnen die Patienten das Werkzeug ab, dann vermerke auch das.
Für die Klinik als Ganzes gehört die breitere Dokumentation in euer Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach DSGVO Artikel 30 und in den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28. People's Clinic ist Auftragsverarbeiter für die Daten, die das Werkzeug in eurem Auftrag verarbeitet. Die Klinik bleibt Verantwortlicher. Das einzelne Aktennotat geht nur darum, festzuhalten, dass die Patienten orientiert sind.
Was passiert mit der Aufnahme danach?
Das Gesprochene wird in eine Transkription umgesetzt, die zur Erstellung eines Entwurfs für das Notat genutzt wird. Die Transkription wird nach bis zu 90 Tagen gelöscht. Das fertige Notat bleibt in eurem Aktensystem unter der Kontrolle der Klinik und geht in die normale Akte ein mit den Aufbewahrungs- und Löschfristen, die dort gelten. Die Daten werden innerhalb der EU verarbeitet.
Die behandelnde Person liest den Entwurf durch, korrigiert und genehmigt ihn, bevor er gespeichert wird. Die Verantwortung für den Inhalt liegt bei der zugelassenen behandelnden Person, nicht beim Werkzeug. Mehr dazu unter Daten und Sicherheit.
Dieser Leitfaden ist allgemeine Orientierung über die Regeln - keine Rechtsberatung. Bist du im Zweifel über die Situation deiner Klinik, dann suche konkrete Beratung. Relevante Behörden sind Datatilsynet und Styrelsen for Patientsikkerhed.